举办会议活动时，主办方很大的一项支出就是会议场馆的租赁。在会议召开前要充分的了解所租赁的会议场馆的实际使用情况，并对其功能区域进行划分，对于活动已有的设施能够用于活动的都应该利用上，以提高资源利用率，节约会议活动成本，会议公司提供的一些设备、物料等都必须与会议场地协调一致，实际实施起来不会损坏场地，并且能够起来互补的效果，这样才能不致使用空间造成浪费，同时把这些区域的功能发挥到最大，让会议的举办更加圆满。
会议场馆的功能区域一般常见的有：报到区(签到区)、会间茶歇区、舞台区、观众区、衣帽存放区(间)、嘉宾休息室、视听设备控制室、同步传译室（可选）等。但是并不是每个会场都会有以上所有的功能区，特别是大型展馆可能具备休息区、VIP室，但并不具备衣帽存放间。所以主办方也可以根据会议的实际需要来确定功能区域的设置。
1、会场签到区：签到区则以签到板和签到设计环节所需的物品、道具等为主。
(1)会议开始时为报到处，会中可设置成为会间茶歇区域，以节省费用，同时会议签到区，因为是会议的入口，通道宽敞，易于人员流动、交流。
(2)签到处设置会场入口处。
(3)签到处要有背景醒目标注会议名称，鲜花，简单大方。
(4)配有签到簿、名片盘、会议资料、嘉宾胸花、抽奖箱等。
2、舞台区的布置以舞台主背板加地面舞台搭建为主，具体布置方法以舞台设计方案和效果图为主；
3、观众区大多包括桌椅、过道、四围宣传画面、展板等；
4、会议茶歇区域
(1)、茶歇区域不简单是会间休息，更是为与会者提供相互交流的机会。
(2)、一般的茶点有：咖啡、茶(或茶包)、纯净水、方糖(或糖包)、杯奶、果汁饮料、各类小点心、去皮或核的水果。
(3)、注意配备负责的服务员。
(4)、茶歇区还要注意名族区域特点，像咱们新疆多名族混居的情况下，所有茶歇区的饮食都要是清真的，符合清真卫生标准。
5、衣帽存放间区
衣帽存储间比较适合小型会议使用，是为了使参会者轻松参会而设置的。衣帽存放间应配有足够多的衣帽架，并有足够多且便于识别的标牌，有专人负责。同时要提醒参会者在寄存衣帽前将贵重物品取出，以防丢失。
6、同步传译区
有多国人员、多种语言的大型或重要国际性会议时才用到的，一般普通的国人参与的各类会议，无需考虑。在会议进行的时候，同声传译员会坐在隔音的狭小房间（俗称“箱子”）内译员的工作场所（箱子）译员的工作场所（箱子），使用专业的设备，将其从耳机中听到的内容同步口译为目标语言，并通过话筒输出。需要同声传译服务的与会者，可以通过接收装置，调整到自己需要的语言频道，从耳机中获得翻译的信息。
7、视听设备控制区
会议场地现场必须有一至两名专业舞台灯光控制师傅现场管控舞台灯光、音响、会议室内各种灯光、音响、视频等舞台设备和领导、嘉宾等的发言的网络视频会议设备等，保障设备正常运转工作。这些设备所在的区域，被称为视频设备控制区。
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