会展媒介宣传与会展营销两者是相互依存的。媒介的控制、传播、载体定位、时效等，都是与会展营销工作相对应的。一个会展活动的媒介宣传工作通常设计几个阶段，大型会展活动在时段设计上可进行更深入的设计。
由于会展活动的参与者与受众者相对明确，所以会展组织者在传播会展相关信息时很容易做到准确传播。
会展媒介的主要难点是：何时使用何种媒体宣传哪一种内容；媒介载体的选择与媒介成本控制；媒介效果评估。无论通过哪一种方式方法宣传会展活动，最终的结果都是为了更好地促进会展活动的市场占有份额。会展媒介活动从策划之日起，就要对即将进行媒介宣传的目标、内容、时间、媒介方式进行科学合理的分析。一个成功的会展活动媒介经理应根据项目的需求设定不同载体与内容的配合，使会展信息传播工作无论采用哪一种媒介方式，都能达到“形散神不散”。
1、第一阶段
通常会设定在会展活动举办期的一年之前，主要以会展活动项目的基本设定、理想设计、主要成员介绍、预计运营时间等为主要宣传内容。此时主要宣传点为政治高度、行业发展、政策支持等。
2、第二阶段
通常设定在活动立项运营期，即会展活动开幕前的8-10个月。此阶段主要以活动项目的预定场地、展区设定、商务规划、政府支持、营销定位、展场展期等为主要宣传内容。主要以大客户与参展商目标群体为主。
3、第三阶段
通常会在活动项目运营的高峰期，即会展活动开幕前的4-6个月。此阶段主要以参展商情况、大客户情况、团体支持情况、会务服务设定、促销行为告知、组委会工作进展等为主要宣传内容。此时期主要以参展商与商务支持为主要宣传目标。
4、第四阶段
通常以活动开幕前7-15天为主。此时期主要以参展商回款情况、参观群体组织、场地布置情况、会务接待、展品进场、参与者数据统计、关联论坛定位等媒介宣传内容为主。此阶段是增加与提高会展活动参与者诚信度、购买力的关键时刻。
5、第五阶段
通常是指开幕当天至会展活动项目结束时。这一时期主要以现场报道、专访、新闻通告、展会热点、参展群体、现场情况为主要媒介内容。主要目标是增加会展活动项目的品牌化、形象化、知名度等。
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