布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。列如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的剧院式或设置桌子的课桌式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄形的桌子的外围，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且以便于与会者与与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一组各聚在同一张桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
布置会议需注意的事项叙述如下：
1、会议活动所需的物料布置安排好。
会场布置要合理布置宣传用具：签到桌及签到背景画面，主会场主席台主背景画面及桁架搭建，横幅、X展架、易拉宝展架、会议礼品、宣传册等各种物料。
2、正式会议一般需要安排好参会人员的坐席及铭牌。如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片等，方便参会者之间不熟悉的交流交换相互联系信息。
3、对于主席台位置，会议服务人员应该提前把会议资料袋摆放在主席台上。
4、大型会议是不准在会场吸烟的，则不能让烟灰缸在会场中出现，这时，必须在会场中张贴不准吸烟的标识文字，个别小型的会议，此限制到没有那么严；倘若准予吸烟，则应该备烟灰缸。当与会人数众多时，你也可按实际需要，将座位区分为吸烟区和非吸烟区。
5、准备好黑板（白板）、白报纸、投影机、音响、led大屏等现代会议常用的基本工具。但要特别注意的是：投影机及LED所播放的文字或图片视频，应让全体与会者都能看清楚，而且他们应该准备就绪以便随时启用及观看。
6、会场环境调整，会场内有很多因素会对环境产生影响，如温度、灯光这些，都要按照现实情况进行调整，以让参会人员处于一个舒适的会场环境。
7、如果有必要的话，会议组织人员还应该提前提醒参会者记得准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，现在的好的智能手机也是完全具备这项功能的。
8、会议茶歇的准备，一般来说，会议都会持续一段比较长的时间（一个半小时以上），中场一般休息10-15分钟，期间可设置茶歇，与会者可自由走动，任意享用茶点，或随意之间友好交流。
9、会标横幅：会标横幅能够有效的突显会议主题和渲染现场气氛。因此会标与横幅必须体现出会议的内容，并且要在会前就要着手准备好。
现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生，比如平时做一些培训，事前做一些排练、热身暖场，从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵活多变的处理技巧。
对应前来的官员、经销商要有人陪同和引导沟通，对应前来的记者，应该一视同仁，不能对某某媒体公开某些情况而对另外媒体保密，对应记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人在气氛的控制上，组织者应处于一个平衡的“重心”上，让气氛轻松活泼，与会者的心情也会舒畅，另外一个重要因素是主持人，一定要要用合适的专业主持人，事前，组织者要与主持人充分沟通，交流，以便主持人对整个会议的风格有个大致的了解与把握，在凭借多年主持行业的经验，活动定会井井有条，张弛有度，精彩和亮点不断的。
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