怎样在会议过程中控制会议进行及意外预处理？
第一、安排好会议的接待（妥当安排接待人员、充足准备接待资料：胸卡或吊牌、参会人员名单、参会
人员登记表、办公用品、笔、纸张、会议日程、会议相关印刷品、会议评估反馈表）；
第二、会议意外事件处理、意外事件处理预案
1、人员会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席，他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议，或者因为交通问题，而无法准时到达会议现场。
处理预案：一、为每个重要角色准备后备人选；二、会议前与他们联系，以确保无缺席情况出现，安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化；三、及时调整会议日程，例如增加提问时间，以应对某个发言人的缺席。
2、会议资料会议资料可能会出现短缺；或者因为复印设备、打印设备的故障而无法按时按量提供；会议相关印刷品的供应商，可能无法按时将资料送达，等等。
处理预案：一、要事先了解会议场地附近能够提供资料打印、复印的场所；二、会议组织者确保自己携带有原始稿件；三、如资料短缺一时无法解决，要及时向参会人员进行解释，并说明能够提供资料的时间或备选方法。
3、场地会议场地可能会出现的意外情况有：因其他紧急安排，使预定的会议室无法按时提供；为参会人员预订的客房不足；会议场地的设备突然出现故障，如空调系统故障、网络系统故障等；停车场不足，等等。
处理预案：一、大型会议的场地出现意外，最难处理，因为会议通知已经发出，大量参会人员已经汇集过来了，很难准备一个备选地点，因此，会议场地在选择时，一定要选择有信誉的地方，以降低出现意外事件的可能性。二、一旦出现意外，要能为大家及时提供备选场地，或者是备选日程安排。
4、音像辅助设备如投影仪的灯泡突然不亮；电源不足；音响系统故障，等等。
处理预案：一、在会议筹备时，一定要了解会议的音像辅助设备的状况，保障设备能够运转，确保能及时找到设备维护的人员或服务商，必要的情况下，要准备备选设备。二、组织者在参会时，要携带一些必要的备用品，如：白板、白板笔、胶片，等。
5、其他意外情况其他可能存在的问题，如参会人数不足，或超过预期；突发安全事故，等等。
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