会展物流系统是在会展期前后，在一定的空间维度中，由物流的客体、主体、载体等物质、能量、人员和信息等各方面相互作用、相互依赖和相互制约所构成的，以实现会展物品运输、仓储、回收及相关信息顺畅流通等功能为目标的有机整体。
会展物流实际上是指在“展览会”期间所有提供专项的物流运输相关服务的总和过程，即：将需要参展的货物通过海运（整柜、散货）或是空运的运输方式依照展览会举办的特定时间，并于开展前，按时抵达展览会的指定地点的运输服务。因此展会物流所要求的时效性是最重要的。
会展物流 系统管理要求结合会展物流的鲜明特点与任务，将物流体系管理的理论精髓和前沿技术要领作用于会展物流全过程的运作、协调与控制。在策划会展物流管理时，要把握高效供应链、成本优先、质量第一以及绿色物流等战略要点，安全、快捷、准确、低耗地进行管理。
1、高效的供应链
所谓供应链(supply chain),是指产品生产和流通中所涉及的原材料供应商、生产商、批发商、零售商以及最终消费者所形成的供需链状结构体系。供应链管理(supply chain management, SCM)，即是将供应链上所有节点企业都联系起来，进行优化，形成高效的生产销售流程，从而达到快速反映市场需求、高韧性、低风险和低成本。
会展物流系统的供应链管理要从会展活动的需求出发，在时间和空间上对供应链进行科学整体规划，提高整个供应链的运行速度、效益和附加值，实现对会展现场动态信息的迅速反应，保证会展供应链的高质最运作。
2、成本优先
会展物流成本是指在实现会展物品的空间位移过程中所消耗的各种劳动和物化劳动的货币表现。它是会展物品在实体的运动过程中，运输 、装卸、仓储、配送、加工等各个环节所支出的人力、物力和财力的总和。在会展物流的管理中，要体现成本优先的思想，从而提高会展物流的经济效益。在实际的操作过程中，需要对会展物流的成本进行标准化管理，主要包括会展物流成本的预算、计算、控制、分析、信息反馈以及决策等。
3、质量最第一
会展物流的质最包括物流对象的质最、物流手段和方法的质量、作业和服务质量以及系统工程质量等方面。由于会展活动对物流的要求十分严格，所以，对会展物流整个过程的质最控制必须着眼于细处，对每个细节进行指标性控制，从而保证整个物流环节的高质最完成。
4、绿色物流
20世纪90年代以来，以可持续发展为目标的“绿色”革命蓬勃兴起，给企业带来了新的挑战，同时也带来了无限商机。绿色物流应运而生。
绿色物流是指，在物流过程中，抑制物流对环境和资源造成的危害和浪费，通过对运输、仓储、包装、加工等物流环节的绿色化改造，实现对环境的最小影响和资源的最充分利用。
在会展物流中贯彻绿色物流的概念，能保证会展业的可持续发展。因此，在会展物流的运输、包装、流通加工、仓储等环节中输入“绿色”管理理念意义重大。
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