会议服务是指会场有一些从事现场服务的工作人员，通常被称为“会议官员”（conference officers）。这些人员要通晓外语，熟悉国际会议的程序，一般都经过培训。他们似乎做的都是一些具体服务工作，但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。
会议场地简称会场，即举行会议的场所。就乌鲁木齐会议活动场地来说，90%的都是酒店类型的会议室从狭义上讲，仅指会议厅室。但从广义上讲，它还应包括会议室外的办公和活动区域。会场安排得当与否对会议的顺利进行关系极大。会议服务的业务包罗万象，会场服务工作是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节，工作内容很多，总结我们提供会议服务的经验，一般包括以下几个方面。
乌鲁木齐会议室
一、乌鲁木齐会议掌握会议情况
(1)和会务组负责人积极联系，掌握会议主办单位的名称、参会人数、主要领导人的姓名等。(关键点：会务签单人是谁，联系方式)
(2)了解所用会场的类型。
(3)掌握举行会议的时间、场次。(是否用贵宾接待室)
(4)掌握会场布置的具体要求。
(5)如果需要礼仪小姐提前准备并踩台。
二、乌鲁木齐会议会前准备
(1)检查所有音响、视听设备、灯光。(无线话筒要换新电池，并做好应急预案)
(2)制作悬挂会徽、会标、台签、欢迎横幅或标语。(会标一定要以短信或者以电子邮件方式确认，台签要多准备几位，把可能来的领导都准备好)
(3)按所要求的会场形式布置桌椅、沙发，摆放设计精美的花坛、花卉。
(4)摆放茶杯、茶碟、茶叶，按主办单位要求摆放饮料、干果、水果等。(贵宾接待室要放烟、打火机、果盘、高级茶叶、鲜花、香巾)
(5)根据要求摆放便笺，铅笔(铅笔放右侧斜45度，全部字朝上)。准备签字笔、胶水等常用品
(6)搞好通风换气，保持室内空气清新。
(7)检查消防器材的位置及完好程度。
(8)检查安全通道，保持畅通。(所有的们都不得锁闭)
(9)清整会场卫生，保持清洁。
(10)按会议人数备足饮用水。(水一定要开，不要集中打水)
(11)检查卫生间厕纸、洗手液
三、乌鲁木齐会议会场时迎接任务
(1)在会前20分钟应将会议室门打开，安排两名服务员站在门口迎接参会人员。
(2)参会人员到达时问好，并为接拿或挂好衣帽。
(3)引参会人员到预订的座位上。
(4)贵宾室人员坐定后，上小毛巾。
(5)由里到外为参会人员沏茶。
(6)入场完毕后，关好门保持安静。
四、乌鲁木齐会议主席台上参会人员的服务
(1)凡在主席台上就座的参会人员，都要为其接挂衣帽，随其到座位上为其拉椅让座。
(2)参会人员坐定后，为其送上小毛巾。随即为其沏茶。
(3)主讲人开始讲话时，不要随意走动以便于记者摄影摄像。
(4)在一般情况下，第一次续茶在会议开始后20分钟左右进行，第二次起一般每隔30分钟左右进行。
(5)主讲人每换一位应更换茶杯。(或放矿泉水，注意立式话筒的倾斜角度以免挡住脸)
(6)随时注意观察在主席台就座的参会人员的动向，随时为其服务和解决问题。(一定要站在主席台领导视线范围之内)
五、乌鲁木齐会议进行中的服务
(1)坚守岗位、维持会场安静环境，无关人员不得入内。
(2) 随时为会场出入人员开门。
(3)音响、灯光等要有专人值班，不得擅离岗位，保证会议顺利进行。
(4)有事找人时，服务员要通过会议工作人员联系，不得直接找或高声呼叫。
(5)与会议有关的电话，应与会议工作人员联系接听，不得随意处理。
(6)适时续水。
(7)会间可视情况送小毛巾。
(8)适时补送热水瓶的开水。
(9)会间如休息应先清理废弃物。
(10)随时观察会议室温度及音响效果，并及时调整。
(11)注意吸烟宾客的提醒。
六、乌鲁木齐会议结束时的服务
(1)会议结束时要迅速打开会议室的门，站在门口、迎送参会人员，并为参会人员取衣帽并帮助穿戴。
(2)填写使用会场结算单，请主办单位负责人签字或带至服务台结帐。
(3)征询会议工作人员意见，问清下次使用会场的时间和要求。
(4)检查有无遗留文件物品，如有及时送还,不能及时送还的交会务组或保安部。
(5)检查有无损坏丢失物品，如：有应填报赔偿单，请会务工作人员签字结算。
七、 整理清洁会场
(1)先将暖水瓶集中于开水间。
(2)收茶杯，茶盘，送消毒间清洗消毒。
(3)收文具、杂物。
(4)检查各种设备设施有无故障，如有立即填报维修单、及时修复，以免影响下次会议使用。
(5)对安全设施进行仔细检查，发现问题，立即报告。
(6)环视会场整体状况，不符合标准，不协调的地方要重新调整，保证下次会议能正常使用为准。
(7) 关闭空调、窗户、灯、门。
八、记录填报
(1)记录会议举办单位名称及人数。
(2)记录会场使用规格及特需要求。
(3)填报本次会议实际消耗的所有物品。
(4)填报结算单，记录应当由举办单位支付的各项费用。
(5)记录本次会议所发生处理过的事项。
(6) 记录与会人员的意见要求，并总服务台和主管领导。
乌鲁木齐会议室
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