举办会议活动要涉及很多，其中最基本最关键的事是会务组在会议前期必须做的事情就是会议预算，要想使自己的会议预算科学合理、拥有较高的准确度，就首先要清楚的了解会议整体所需要涉及到的费用项目，并通过及时准确的数据整理，最终才可以得出整体预算价格。
会议活动的预算不是一个概念，通常而言，我们将会议活动预算分为以下几方面内容分：
一、餐饮费用(会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。)
1.早餐：常规的酒店客房价格中已包含早餐费用，早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，如主办方需要根据自身会务需求特定早餐，则需要与酒店沟通另行定价。
2.正餐(中餐及晚餐)：可以采取人数预算--自助餐形式，按桌预算--围桌式形式。根据酒店提供的起订人数、菜品数量、服务标准等灵活掌握。
3.酒水及服务费：宴会标准确定之后，需要落实酒水服务事宜，酒店是否允许自带酒水消费、选择什么价格标准的酒水以及自带酒水酒店是否收取服务费等细节。
4.茶歇：一般的高星级酒店通常不允许自带茶歇，普通的酒店则允许客人自备茶歇。预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。
二、住宿费用
住宿的费用比较容易理解，对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
三、交通费用
1.大交通：包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。参会嘉宾到会议举办地的往返交通费，会议举办之前，要在会议邀请函中注明详细的交通费用参考信息，便于参会嘉宾选择适合自己的交通方式。
2.区间交通：主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
3.保障交通：每一次会议活动期间一定要安排至少2台备用保障车辆，便于应对临时突发状况。
四、会议场地费用
1.会场租金:酒店可提供大小不一的会议室，场地的租赁已经包含某些常用设施，但一些非常规设施并不涵盖在内,如投影设备等。
2.物料、设施租赁：酒店免费提供的会议设备是有限的，因此需要租赁一些特殊的设备，为不影响会议的进行，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求，原因是这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
3.会场布置：为了更好的突出会议主题、达到整体性的要求，往往要对会场进行布置，如条幅、主席台背景板、易拉宝、展架、鲜花绿植等。
4.其他费用：简单来说就是为了实现以上要求而需要花费的如运输、仓储、人工等其他费用。
五、杂费
这部分费用主要是用于在会议过程中出现超出预料的费用时是使用，作为一个专业的会议工作人员，一定要在做会议预算时预留此项费用，并以现金形式准备好，随时备用。
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