台上一分钟，台下十年功，大家都说机会都是留给有准备的人的，这不是科学依据，这是客观事实，小编问大家：什么是成绩？成绩是满意的答卷？是成熟的麦穗？是热烈的掌声？您见过芭蕾舞演员的脚吗？那就是成绩，那就是准备；会议接待是一项服务性的工作，它的特殊性要求我们严格做好充足的准备，从会议物料的准备、会议场地的选择、会议流程的策划都需要严格的制定。
今天就跟随乌鲁木齐米廷会展一起来了解会议接待的基本流程吧
首先，来做个自我介绍吧，大家好，我们的名字叫“乌鲁木齐米廷会展”，我们这个大家庭是新疆专业的会议会展公司，我们是一直充满朝气的团队，专门从事乌鲁木齐会议接待、乌鲁木齐会议室预定、乌鲁木齐会议场地租赁、乌鲁木齐会议设备出租、乌鲁木齐会议背景板制作、乌鲁木齐会议同传设备租赁、乌鲁木齐会后旅游接待、乌鲁木齐会议礼仪模特等服务，我们的合作小伙伴包括乌鲁木齐各级政府、企事业单位、房地产商、学校、电视台等，好了，介绍完毕。
今天我们跟随乌鲁木齐米廷会展走进乌鲁木齐会议接待流程的世界
1、会议资料的准备：包括领导发言稿、《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息、项目执行情况资料、展板所属图片、广告牌设计稿、欢迎布标、会议室布标、会议礼品(按参会人数准备)、会议代表证
2、会议设备及设施准备 ：包括桌椅、茶水、名牌(现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌)
（1）其中，桌椅是最基本的会议设备，根据不同的会议性质和参会人数的，可以选择圆桌型或报告型，报告型适用与人数较多的会议。而报告型会议则不需要准备座位牌，现代化的会议都注重绿色和无纸化的进程，所以桌面智能终端的使用已经相当普遍了。
（2）签到簿、名册、会议议程
签到簿的作用是帮助了解到会人员的数量和名称，方便安排就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。
（3）黑板、白板、笔
方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。
（4）各种视听器材
现代科技的设备必不可少像投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备等现代科技的设备必不可少，他们的出现给会议提供提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
（5）资料、样品
像业务汇报或者产品介绍类的会议活动，对于资料和样品的准备是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。避免出现泛泛而谈的情况。
（6）会标、背景板、展板
会标一般指会议名称和会议标语横幅。
为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板(采用喷绘画面)，特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。
3、会议会前准备工作
（1）会议室会场布置(会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按部落实到位。
（2）选好会议房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。
（3）提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。
（4）提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。
4、会议人员安排
（1）根据会议人数需求安排会务接待小组、做到分工明确
（2）安排会议全程督导人员，落实会议室布置、茶水供应及服务
（3）摄影组:根据会议需求安排摄影人员
（4）车辆小组:根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。
（5）旅游接待小组:根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务
（6）生活小组:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务
（7）会议接站会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站或者飞机场设一块醒目接站牌。
5、会议报到
（1）“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”“签到处”的设定
（2）确认姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。
（3）准确传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券
（4）安排行李员引导入住，同时办理行李寄存