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乌鲁木齐会议接待需要注意的细节

      乌鲁木齐会议接待是参会人员对会议评估的重要元素,会议接待是整个会议过程中的重要环节,会议接待方案准备、会议接待礼仪、会议接待注意事项,是学习组织、筹备会议的重要内容。

 一、乌鲁木齐会议接待需妥当安排接待人员

  会议的接待人员一定要安排好,保证在会议开始、中间休息、就餐、结束的时候,都有接待人员为参会者提供服务。为保证安排好接待人员的工作,会议筹备的时候要准备一个接待人员排班表,把各个时段的接待人员都妥当地安排好。 对会议接待人员要进行培训,使他们熟悉会议的日程安排、会议场地情况、意外情况处理办法案,等。

 二、乌鲁木齐会议接待需充足准备接待资料

  在接待处应该准备充足的接待资料,一方面保证每个参会人员都能领到资料;另一方面保证每个人领到的资料都是全面的。接待处应该准备的资料和材料如下: 1、胸卡或吊牌 2、参会人员名单 3、参会人员登记表 4、办公用品,如铅笔、纸张 5、会议日程 6、关于会议地点、卫生间设施、停车、用餐地址等信息 7、会议相关印刷品 8、会议评估反馈表 9、其他会议信息 为每个参会人员准备的资料要集中放入一个资料袋中,方便参会人员领取。

 三、乌鲁木齐会议场所的室外布置

  会议场所的室外及入口布置可根据需要选择: 1、主会标 2、欢迎拱门、条幅 3、彩球、鲜花、氦气球 4、地毯 5、展架、易拉宝、广告板 6、引导牌 7、灯箱 8、签到台 9、休息座椅,等

 四、乌鲁木齐会议场所的室内布置

  会议场所的室内布置可根据需要选择: 1、会标、背景板 2、主席台\听众席、演讲台的布置,可参考:会议室座位安排的五种方式 3、鲜花、彩球、彩带等装饰 4、音像辅助设备 5、灯光、电源设备 6、茶点,可参考:会议的食品饮料安排 7、奖品、礼品、活动道具 8、桌牌、名牌 9、摄像设备,等

 五、乌鲁木齐会议接待中引导与会人员,最好事先用护栏、地毯、路标等,对人流方向进行限制并引导,在护栏的关键位置,如拐弯处、入口、出口处,安排人员看守。

 六、在准备乌鲁木齐会场布置方案的时候,还要考虑会议预算、会议物品采购清单与采购人员安排。

       乌鲁木齐会议接待前注意了以上几个问题后,会议接待就能圆满地进行。

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