一、开启会议的目的
会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
二、会议筹办人员选择
1、善于与人共事；善于注意小节 ；善于解决问题 ；善于与人协商；能够管理会议财务事宜；熟悉酒店运作 ；能够安排恰倒好处的菜单 ；能够熟练操作电脑 ；能够熟练地与视听服务公司打交道；能妥善接待贵宾和外国客人；熟知各种礼仪 ；行事果断、执着会议筹划者的任务。
2、制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标；制定会议议程 ；了解可供使用的场所和设施情况 ；选择或提议合适的场所 ；检查并比较各项设施；安排交通事宜 ；
3、安排交通事宜 ；协调会务工作人员的活动；招收、培训会务人员和广告人员；制定可行预算或按既定预算安排有关工作；
4、确定各项工作的时间安排；视察选定的场所和设施 ；与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）；确定印刷公司 ；安排食品、饮料有关事宜；讨价还价；同会议发言人和各位贵宾进行联系。
三、会议筹划步骤
目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些：培训；通知；教育；探讨问题；做决策；引入新事物或介绍新人员 ；激励；开发；展示；促进与改善；解决问题 ；讨论如何赢利；赢利。
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