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会议过程控制及意外预处理

会议过程控制及意外预处理怎样在会议过程中控制会议进行及意外预处理?

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会议过程控制及意外预处理

      怎样在会议过程中控制会议进行及意外预处理?

      第一、安排好会议的接待(妥当安排接待人员、充足准备接待资料:胸卡或吊牌、参会人员名单、参会

人员登记表、办公用品、笔、纸张、会议日程、会议相关印刷品、会议评估反馈表);

      第二、会议意外事件处理、意外事件处理预案

      1、人员会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席,他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议,或者因为交通问题,而无法准时到达会议现场。

      处理预案:一、为每个重要角色准备后备人选;二、会议前与他们联系,以确保无缺席情况出现,安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化;三、及时调整会议日程,例如增加提问时间,以应对某个发言人的缺席。

       2、会议资料会议资料可能会出现短缺;或者因为复印设备、打印设备的故障而无法按时按量提供;会议相关印刷品的供应商,可能无法按时将资料送达,等等。

       处理预案:一、要事先了解会议场地附近能够提供资料打印、复印的场所;二、会议组织者确保自己携带有原始稿件;三、如资料短缺一时无法解决,要及时向参会人员进行解释,并说明能够提供资料的时间或备选方法。

       3、场地会议场地可能会出现的意外情况有:因其他紧急安排,使预定的会议室无法按时提供;为参会人员预订的客房不足;会议场地的设备突然出现故障,如空调系统故障、网络系统故障等;停车场不足,等等。

       处理预案:一、大型会议的场地出现意外,最难处理,因为会议通知已经发出,大量参会人员已经汇集过来了,很难准备一个备选地点,因此,会议场地在选择时,一定要选择有信誉的地方,以降低出现意外事件的可能性。二、一旦出现意外,要能为大家及时提供备选场地,或者是备选日程安排。
      4、音像辅助设备如投影仪的灯泡突然不亮;电源不足;音响系统故障,等等。 
      处理预案:一、在会议筹备时,一定要了解会议的音像辅助设备的状况,保障设备能够运转,确保能及时找到设备维护的人员或服务商,必要的情况下,要准备备选设备。二、组织者在参会时,要携带一些必要的备用品,如:白板、白板笔、胶片,等。
      5、其他意外情况其他可能存在的问题,如参会人数不足,或超过预期;突发安全事故,等等。

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