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乌鲁木齐会议选择会议场地应该考虑的因素

乌鲁木齐会议选择会议场地应该考虑的因素选择会议场地时主要应考虑哪些因素?乌鲁木齐米廷会展归纳和总结了会议策划者像会议场所应该考虑的因素,详细描述如下:

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乌鲁木齐会议选择会议场地应该考虑的因素

       希望乌鲁木齐米廷来为大家提供的会议场地需要考虑的因素,能给您选择会议场地提供帮助。

乌鲁木齐会议接待

一、考虑预算

      会议通常可以分为营利性和非营利性两类,营利性会议是指通过会议的举办,主办方直接从会议中获取一定的利润;非营利性会议则不以会议赢利作为直接目的,如政府会议、专业学术会议、经销商会议等。对于非营利性会议,会议策划者将在会议主办方的总体预算的基础上进行项目预算分解,确定会议项目的内容,然后决定与预算相当的举办地。营利性会议的策划者则要充分考虑潜在参会人员的可接受费用预算,并据此选择合适的会议举办地。

二、考虑会议性质和类型

      一般来说,大型会议会选择在大都市举办,主要是便于安排食宿;举办培训活动的最佳环境是专业培训中心或旅游胜地的培训点,在这里通常能提供专门服务人员和设施;研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境,因此需要比较安静的场所,一般选择郊区酒店为多;企业经销商年会或其他性质的年会,其会议地点一般将根据会员的品位选择一些风景名胜区;而一些重大的奖励、表彰会议则会选择有较高知名度的会场举行(如人民大会堂),以显示其非凡的意义。

三、考虑举办地的知名度

    如果仔细观察和分析可以发现,国内选择频率高的会议举办地往往是知名度高的旅游地或都市,这与国内参会者的个体行为有关。国内的参会者费用一般由所在单位支付,他们可以通过参会获得免费旅游的机会,因此在选择上会更加趋向于知名度较高的旅游地或都市。很多年会之所以每年在不同的地方举办,就是为了满足会员们的旅游需要。

四、考虑会议场地详情

      对于本地城市的会议中心、酒店会议室、娱乐会所的会议场所等等各类适合的会议场地,都要有详细的一手资料,需要考察的因素:

1、会议场地的质量:大小(长、宽、层高)、有无立柱、有无落地窗、采光如何、是否可分割等等。

2、会议场地免费提供的物品有哪些,另需收费的有哪些,比如投影,有些星级酒店为招揽会议,可免费提供中低档的投影,高端的得单独收费,又例如今年很多高端星级酒店的最大的会议室普遍都装有led大屏,都是要单独收费的,价格不低,这些都是要知道和考虑的。

3、会议支持的服务如何,会议设备完备程度如何。

4、会议场地附属配套的餐饮服务质量如何。

5、客房的质量、大小和数量。

6、结账程序的效率。

7、每次会议都要备选一至两家会议场地,以备应急之需。

      对重点级别的会议场地,要实地勘察,记录,并制作平面图和收集会议场地专业制作的实景照、最好会议策划者自己实拍会议场现场照,整理成完整的会议场地资料,同时,由于城市在不断发展,会场的数量也在时刻增加着,所以,每年都要实时更新会议场地的信息,实时把控变化。

五、考虑避开竞争性团体   

  所谓竞争性团体,是指在政治观点、宗教信仰等方面有较大冲突的团体,或者互为商业竞争对手的企业。在安排会议室时应将竞争性团体分在不同楼层,或者相距较远的两个会议室,以避免发生不必要的纠纷。

六、考虑来自外界的噪音干扰

       在会议室的选择上,会议现场布置还需考虑其他噪音的干扰,如会议不要选择在音乐厅附近的会议室;培训性会议的会议室不要靠近人流量大的通道;董事会会议应安排在比较僻静的会议室。

七、其他考虑因素

  会议策划者也会将交通、安全、会议设施、服务质量等因素考虑在内,对于一些有特殊要求的会议,如现场设备演示会等,对会议场地的要求也较特殊,如地面承重,运输便利等。还有些会议,如歌舞晚会则对灯光、音响和舞台有着独特的要求。

      除此之外,在地点的选择上还会考虑当地的治安状况、会议地点到机场的道路情况等。根据调查,美国的会议策划者倾向于将会议安排在城中酒店、郊区酒店、风景区、机场酒店以及会议中心等。选择城中酒店可以赋予参会者更多的机会参观博物馆、影剧院以及购物;而郊区酒店和风景区则为与会者提供了一个安静、休闲、平和的世外桃源;机场酒店则适合那些快节奏的、比较紧急的会议类型;大型的会议则比较适合在中心城市的会议中心举办,因为一般的会议中心不提供客房,因此参会者须被安排在附近的酒店住宿。

 
      乌鲁木齐米廷会展在会议会展服务中不断学习和进步,力求将每一场活动都做到尽善尽美,让更多人的认可。
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