一、会前工作
1、会前准备
接待人员应准确了解和熟悉所接待会议的目的、内容、会期、与会人员的构成情况（如层次、数量、性别、年龄、民族、来源等）；涉外会议还包括宗教信仰、风俗、习惯、忌讳、饮食起居等方面的情况。这是搞好接待工作的基础。
除此之外，还要建立接待机构，确定接待规格，拟订接待计划（如吃、住、行、娱乐、安全方面的安排）。接待机构内部要有明确的分工，职责到人。接待计划要有弹性，留有余地，在比较容易出现纰漏的环节，要有补救措施，这是搞好接待工作的保证。
布置好会场也是准备工作的重要内容。会场布置涉及席位安排，舞台灯光音响控制，会标、花卉的环境布置。会场布置应突出主题，简洁、典雅。
2、会前服务
与会人员到达后，首先应安排好住宿的房间。在与会人员稍事休息后，接待人员可上门或礼请与会者到会议秘书处签到，也可以先签到再休息，必要时还应安排企业负责人上门看望。
会议前期接待期间应及时了解与会者食宿方面的风俗习惯，并将有关情况转告相关部门，以便及时调整安排。
二、会中工作
大型会议，在通往会场的路上应有路标或派专人指示方向，入场应有专人导座，或在每位与会者的座位上有明显标志。如需统计正式出席会议的人数，入场时还应组织再次签到，签到地点应明显、突出。
在会场上，应准备好各种会议资料、文具用品，并及时发放到与会者手里。
在会议召开的整个过程中，接待人员都应有礼貌、常微笑、勤服务，如夏天递上一块毛巾，冬天倒上一杯热茶等。
会议期间，茶水、茶歇、午餐、晚餐，要想方设法使与会者吃得满意、住得舒适、行得方便、玩得愉快。
三、会后工作：
会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
1、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位负责人统一指挥，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。
2、如会议结束组织外出参观购物时要细致周到，如乘坐的车辆要有明显的标志，并编上号码，每辆车应有一名接待人员陪乘；集合时间要明确，集合地点要具体；每到一处离开前要核点人数，千万不能遗漏人员。
3、送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。
4、清理工作：会议文件资料清理、环境卫生清洁、会议相关舞美灯光音响设备撤离，会议相关的所有费用结算等。
5、会后总结。
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